Automatický přenos dat z dokumentů do vašich pracovních systémů

Každá firma se denně potýká s potřebou zpracování příchozí dokumentace: faktur od dodavatelů, celních deklarací, bankovních výpisů, ceníků nebo technických pasů. Nejčastěji tyto dokumenty přicházejí ve formátech PDF nebo jako naskenované obrázky. Ruční přenos tabulek a čísel do účetních systémů nebo Excelu zabírá zaměstnancům back-office mnoho času a nevyhnutelně vede k překlepům, které mohou firmu stát hodně peněz.

Studio AI-Robot Studio vyvíjí individuální softwarová řešení pro automatické zpracování a digitalizaci dokumentů. Vytváříme parsery, které samostatně nacházejí požadovaná pole, rozpoznávají text a tabulky v dokumentech jakékoli struktury a bez chyb je přenášejí do jednotné databáze.

Jak funguje náš algoritmus parsování dokumentů?

  1. Rozpoznávání struktury a textu (OCR): Pokud je dokument skenem nebo obrázkem, systém používá technologie optického rozpoznávání znaků (OCR) pro převod obrázku na editovatelný text. Nastavujeme algoritmy počítačového vidění tak, aby parser přesně určoval hranice tabulek, sloupců a jednotlivých buněk.
  2. Kontextová extrakce polí: Parser vyhledává v dokumentu přesně definovaná data: čísla faktur, data, údaje o stranách, daňové částky, konečné součty a řádkové seznamy zboží. Nastavujeme flexibilní pravidla, která umožňují botovi najít tato pole, i když jsou u různých dodavatelů umístěna v různých částech stránky.
  3. Matematická validace dat: Abychom vyloučili chyby rozpoznávání (například když systém zamění číslici 8 a písmeno B), zakládáme do back-endu logické kontroly. Bot automaticky přepočítává matematiku dokumentu: násobí množství zboží cenou a porovnává s konečným součtem řádku. Při zjištění nesrovnalostí systém ihned označí dokument pro rychlou manuální kontrolu.
  4. Export do strukturovaného formátu: Všechna digitalizovaná data se automaticky zapisují do výsledného souboru Excel, CSV, předávají se přes API do vašeho CRM/ERP systému nebo se přímo vkládají do relační databáze.

Jaké problémy řeší automatická extrakce dat z PDF?

  • Osvobození zaměstnanců od rutiny: Rychlost automatického rozpoznávání a importu jednoho dokumentu trvá jen několik sekund. Váš tým se zbaví monotónní práce a může se soustředit na analytickou činnost.
  • Garantovaná přesnost účetnictví: Individuálně nastavená pravidla validace snižují pravděpodobnost překlepů a chyb ručního zadávání prakticky na nulu, čímž zajišťují dokonalou čistotu vašich databází.
  • Digitalizace archivů a analytika: Pomáháme přeměnit terabajty roztříštěných PDF souborů a skenů na jednotnou, strukturovanou databázi s možností rychlého vyhledávání, filtrování a vytváření souhrnných reportů.

Technologický stack a bezpečnost

Pro vytváření parserů dokumentů používáme spolehlivé nástroje v jazyce Python (knihovny Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF) v kombinaci s flexibilními algoritmy postprocessingové kontroly a validace. Veškeré výpočty mohou probíhat lokálně na vašich serverech nebo v zabezpečeném cloudu, což zaručuje plnou důvěrnost obchodních a finančních informací vaší společnosti.

Pokud chcete automatizovat zpracování příchozích faktur, ceníků nebo reportů, obraťte se na specialisty AI-Robot Studio. Prozkoumáme strukturu vašich dokumentů, vyvineme přesný algoritmus rozpoznávání a implementujeme bezproblémový systém digitalizace na klíč.