Belgelerden verilerin çalışma sistemlerinize otomatik aktarımı

Her işletme, günlük olarak gelen belgeleri işleme ihtiyacıyla karşı karşıya kalır: tedarikçilerden gelen faturalar, gümrük beyannameleri, banka ekstreleri, fiyat listeleri veya teknik pasaportlar. Çoğu zaman bu belgeler PDF formatında veya taranmış görüntüler şeklinde gelir. Tabloların ve rakamların elle muhasebe sistemlerine veya Excel'e aktarılması, back-office çalışanlarının çok zamanını alır ve şirkete pahalıya mal olabilecek yazım hatalarına yol açar.

AI-Robot Studio, belgelerin otomatik olarak ayrıştırılması ve dijitalleştirilmesi için bireysel yazılım çözümleri geliştirir. Herhangi bir yapıdaki belgelerde gerekli alanları bağımsız olarak bulan, metin ve tabloları tanıyan ve hatasız olarak tek bir veritabanına aktaran parserlar oluşturuyoruz.

Belge ayrıştırma algoritmamız nasıl çalışır?

  1. Yapı ve metin tanıma (OCR): Belge bir tarama veya görüntü ise, sistem optik karakter tanıma (OCR) teknolojilerini kullanarak görüntüyü düzenlenebilir metne dönüştürür. Parserın tabloların, sütunların ve tek tek hücrelerin sınırlarını doğru bir şekilde belirlemesi için bilgisayarlı görü algoritmalarını yapılandırıyoruz.
  2. Bağlamsal alan çıkarma: Parser, belgede kesin olarak belirlenmiş verileri arar: fatura numaraları, tarihler, tarafların bilgileri, vergi tutarları, toplam değerler ve satır satır ürün listeleri. Farklı tedarikçilerde bu alanların sayfanın farklı bölümlerinde yer alması durumunda bile bu alanları bulmasını sağlayan esnek kurallar yapılandırıyoruz.
  3. Verilerin matematiksel doğrulaması: Tanıma hatalarını (örneğin, sistemin 8 rakamı ile B harfini karıştırması) önlemek için backend'e mantıksal kontroller ekliyoruz. Bot, ürün miktarını fiyatla çarparak satır toplamıyla karşılaştırır. Tutarsızlıklar tespit edildiğinde, sistem belgeyi hızlı manuel kontrol için hemen işaretler.
  4. Yapılandırılmış formata aktarım: Tüm dijitalleştirilmiş veriler otomatik olarak nihai Excel dosyasına, CSV'ye yazılır, API aracılığıyla CRM/ERP sisteminize aktarılır veya doğrudan ilişkisel veritabanına girilir.

PDF'den otomatik veri çıkarma hangi sorunları çözer?

  • Çalışanları rutinden kurtarma: Bir belgenin otomatik tanınma ve içe aktarma hızı sadece birkaç saniyedir. Ekibiniz monoton işlerden kurtulur ve analitik çalışmalara odaklanabilir.
  • Kesin muhasebe doğruluğu: Bireysel olarak yapılandırılmış doğrulama kuralları, yazım hataları ve manuel giriş hatalarının olasılığını neredeyse sıfıra indirerek veritabanlarınızın mükemmel temizliğini sağlar.
  • Arşivlerin dijitalleştirilmesi ve analitik: Dağınık PDF dosyaları ve taramaları terabaytlarını tek, yapılandırılmış bir veritabanına dönüştürmenize yardımcı oluruz; hızlı arama, filtreleme ve özet raporlar oluşturma imkanı sunar.

Teknoloji yığını ve güvenlik

Belge parserları oluşturmak için Python dilinde güvenilir araçlar (Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF kütüphaneleri) ile esnek post-işleme ve doğrulama algoritmalarını bir arada kullanıyoruz. Tüm hesaplamalar, şirketinizin ticari ve finansal bilgilerinin tam gizliliğini garanti eden yerel sunucularınızda veya korumalı bulutta gerçekleştirilebilir.

Gelen faturaların, fiyat listelerinin veya raporların işlenmesini otomatikleştirmek istiyorsanız, AI-Robot Studio uzmanlarıyla iletişime geçin. Belgelerinizin yapısını inceleyecek, doğru tanıma algoritması geliştirecek ve anahtar teslim sorunsuz bir dijitalleştirme sistemi uygulayacağız.