Automatisk overføring av data fra dokumenter til dine arbeidssystemer

Hver bedrift møter daglig behovet for å behandle innkommende dokumentasjon: fakturaer fra leverandører, tollerklæringer, bankutskrifter, prislister eller tekniske pass. Ofte kommer disse dokumentene i PDF-format eller som skannede bilder. Manuell overføring av tabeller og tall til regnskapssystemer eller Excel tar mye tid fra back-office-ansatte og fører uunngåelig til skrivefeil, som kan bli kostbare for selskapet.

Studioet AI-Robot Studio utvikler skreddersydde programvareløsninger for automatisk parsing og digitalisering av dokumenter. Vi lager parsere som selv finner nødvendige felt, gjenkjenner tekst og tabeller i dokumenter av enhver struktur og overfører dem feilfritt til en felles database.

Hvordan fungerer vår dokumentparsingsalgoritme?

  1. Gjenkjenning av struktur og tekst (OCR): Hvis dokumentet er et skann eller bilde, bruker systemet optisk tegn gjenkjenningsteknologi (OCR) for å konvertere bildet til redigerbar tekst. Vi tilpasser datamaskinsynsalgoritmer slik at parseren nøyaktig identifiserer grenser for tabeller, kolonner og enkeltceller.
  2. Kontekstuell utvinning av felt: Parseren søker i dokumentet etter strengt definerte data: fakturanummer, datoer, opplysninger om parter, avgiftssummer, totalsummer og linjelister over varer. Vi setter opp fleksible regler som lar boten finne disse feltene, selv om de er plassert på forskjellige steder på siden hos ulike leverandører.
  3. Matematisk validering av data: For å utelukke gjenkjenningsfeil (for eksempel når systemet forveksler tallet 8 og bokstaven B), legger vi inn logiske sjekker i backenden. Boten dobbeltsjekker automatisk matematikk i dokumentet: multipliserer mengde av vare med pris og sammenligner med totalsummen for linjen. Ved avvik merker systemet dokumentet for rask manuell kontroll.
  4. Eksport til strukturert format: Alle digitaliserte data skrives automatisk til en sluttfil i Excel, CSV, overføres via API til ditt CRM/ERP-system eller legges direkte inn i en relasjonsdatabase.

Hvilke problemer løser automatisk datainnheenting fra PDF?

  • Frigjør ansatte fra rutinearbeid: Hastigheten for automatisk gjenkjenning og import av ett dokument er bare noen få sekunder. Teamet ditt blir kvitt monoton arbeid og kan fokusere på analytisk arbeid.
  • Garantert nøyaktighet i regnskapet: Individuelt tilpassede valideringsregler reduserer sannsynligheten for skrivefeil og manuelle inndatafeil praktisk talt til null, og sikrer perfekt renhet i databasene dine.
  • Digitalisering av arkiver og analyse: Vi hjelper til med å omdanne terabyte med spredte PDF-filer og skann til en enhetlig, strukturert database med mulighet for rask søk, filtrering og oppretting av sammendragsrapporter.

Teknologistack og sikkerhet

For å lage dokumentparsere bruker vi pålitelige verktøy på Python-språket (biblioteker som Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF) i kombinasjon med fleksible algoritmer for etterbehandling og validering. Alle beregninger kan utføres lokalt på serverne dine eller i et beskyttet sky, noe som garanterer fullstendig konfidensialitet for selskapets kommersielle og finansielle informasjon.

Hvis du ønsker å automatisere behandlingen av innkommende fakturaer, prislister eller rapporter, ta kontakt med spesialistene i AI-Robot Studio. Vi vil studere strukturen i dokumentene dine, utvikle en nøyaktig gjenkjenningsalgoritme og implementere et sømløst digitaliseringssystem på nøkkelferdig basis.