Automatisk överföring av data från dokument till era arbetssystem

Varje företag ställs dagligen inför behovet av att hantera inkommande dokumentation: fakturor från leverantörer, tulldeklarationer, bankutdrag, prislistor eller tekniska pass. Oftast kommer dessa dokument i PDF-format eller som skannade bilder. Manuell överföring av tabeller och siffror till bokföringssystem eller Excel tar mycket tid från backoffice-personalen och leder oundvikligen till felstavningar, som kan bli kostsamma för företaget.

Studion AI-Robot Studio utvecklar skräddarsydda programvarulösningar för automatisk analys och digitalisering av dokument. Vi skapar parsrar som självständigt hittar nödvändiga fält, känner igen text och tabeller i dokument av vilken struktur som helst och överför dem felfritt till en enhetlig databas.

Hur fungerar vår algoritm för dokumentparsning?

  1. Identifiering av struktur och text (OCR): Om dokumentet är en skanning eller bild använder systemet optisk teckenigenkänning (OCR) för att omvandla bilden till redigerbar text. Vi justerar datorseendealgoritmer så att parsern exakt identifierar gränserna för tabeller, kolumner och enskilda celler.
  2. Kontextuell extrahering av fält: Parsern söker efter strikt definierade data i dokumentet: fakturanummer, datum, parternas uppgifter, skattebelopp, slutsummor och radvisa varulistor. Vi ställer in flexibla regler som gör det möjligt för boten att hitta dessa fält, även om de är placerade på olika ställen på sidan hos olika leverantörer.
  3. Matematisk validering av data: För att utesluta igenkänningsfel (till exempel när systemet förväxlar siffran 8 och bokstaven B) bygger vi in logiska kontroller i backend. Boten kontrollerar automatiskt dokumentets matematik: multiplicerar antalet varor med priset och jämför med radens slutsumma. Om inkonsekvenser upptäcks markerar systemet dokumentet för snabb manuell kontroll.
  4. Export till strukturerat format: Alla digitaliserade data skrivs automatiskt till en slutlig Excel-fil, CSV, överförs via API till ert CRM/ERP-system eller matas direkt in i en relationsdatabas.

Vilka problem löser automatisk datainsamling från PDF?

  • Befriar anställda från rutinarbete: Hastigheten för automatisk igenkänning och import av ett dokument är bara några sekunder. Ert team slipper monotont arbete och kan fokusera på analytiskt arbete.
  • Garanterad noggrannhet i bokföringen: Individuellt anpassade valideringsregler minskar risken för felstavningar och manuella inmatningsfel praktiskt taget till noll, vilket säkerställer perfekt renhet i era databaser.
  • Digitalisering av arkiv och analys: Vi hjälper till att omvandla terabyte av spridda PDF-filer och skanningar till en enhetlig, strukturerad databas med möjlighet till snabb sökning, filtrering och skapande av sammanställda rapporter.

Teknisk stack och säkerhet

För att skapa dokumentparsrar använder vi pålitliga verktyg i Python (biblioteken Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF) i kombination med flexibla algoritmer för efterbehandling och validering. Alla beräkningar kan utföras lokalt på era servrar eller i ett skyddat moln, vilket garanterar fullständig konfidentialitet för er företags och finansiella information.

Om ni vill automatisera hanteringen av inkommande fakturor, prislistor eller rapporter, kontakta specialisterna på AI-Robot Studio. Vi analyserar strukturen i era dokument, utvecklar en exakt igenkänningsalgoritm och implementerar ett sömlöst digitaliseringssystem på nyckelfärdigt basis.