העברה אוטומטית של נתונים ממסמכים למערכות העבודה שלכם

כל עסק מתמודד מדי יום עם הצורך בעיבוד תיעוד נכנס: חשבוניות מספקים, הצהרות מכס, דפי בנק, רשימות מחירים או תעודות טכניות. לרוב, מסמכים אלו מגיעים בפורמט PDF או כתמונות סרוקות. העברה ידנית של טבלאות ומספרים למערכות הנהלת חשבונות או Excel גוזלת זמן רב מעובדי המשרד האחורי ומובילה בהכרח לשגיאות הקלדה, שעלולות לעלות ביוקר לחברה.

הסטודיו AI-Robot Studio מפתח פתרונות תוכנה מותאמים אישית לניתוח ודיגיטציה אוטומטית של מסמכים. אנו יוצרים פארסרים שמאתרים באופן עצמאי שדות נדרשים, מזהים טקסט וטבלאות במסמכים בכל מבנה ומעבירים אותם ללא טעויות למסד נתונים אחיד.

איך עובד האלגוריתם שלנו לניתוח מסמכים?

  1. זיהוי מבנה וטקסט (OCR): אם המסמך הוא סריקה או תמונה, המערכת משתמשת בטכנולוגיות זיהוי תווים אופטי (OCR) כדי להמיר את התמונה לטקסט הניתן לעריכה. אנו מכוונים אלגוריתמים של ראייה ממוחשבת כדי שהפארסר יזהה במדויק את גבולות הטבלאות, העמודות והתאים הבודדים.
  2. הפקת שדות בהקשר: הפארסר מחפש במסמך נתונים מוגדרים ספציפית: מספרי חשבוניות, תאריכים, פרטי הצדדים, סכומי מס, ערכים סופיים ורשימות פריטים. אנו מגדירים כללים גמישים המאפשרים לבוט למצוא שדות אלו גם אם הם ממוקמים בחלקים שונים של העמוד אצל ספקים שונים.
  3. וידוא מתמטי של הנתונים: כדי למנוע שגיאות זיהוי (למשל, כאשר המערכת מבלבלת בין הספרה 8 לאות B), אנו משלבים בבקאנד בדיקות לוגיות. הבוט בודק אוטומטית את המתמטיקה של המסמך: מכפיל כמות במוצר במחיר ומשווה לסכום הסופי של השורה. במקרה של אי-התאמות, המערכת מסמנת את המסמך לבדיקה ידנית מהירה.
  4. ייצוא לפורמט מובנה: כל הנתונים שעברו דיגיטציה נרשמים אוטומטית לקובץ Excel, CSV, מועברים דרך API למערכת ה-CRM/ERP שלכם או מוכנסים ישירות למסד נתונים רלציוני.

אילו בעיות פותר הפקת נתונים אוטומטית מ-PDF?

  • שחרור עובדים משגרה: מהירות הזיהוי וההעברה האוטומטית של מסמך אחד היא מספר שניות בלבד. הצוות שלכם משתחרר מעבודה מונוטונית ויכול להתמקד בעבודה אנליטית.
  • דיוק מובטח בניהול חשבונות: כללים מותאמים אישית לוידוא מפחיתים כמעט לאפס את הסבירות לשגיאות הקלדה וטעויות קלט ידני, ומבטיחים ניקיון מושלם של מסדי הנתונים שלכם.
  • דיגיטציה של ארכיונים ואנליטיקה: אנו עוזרים להפוך טרה-בייטים של קבצי PDF וסריקות מפוזרים למסד נתונים מובנה ואחיד עם אפשרות לחיפוש מהיר, סינון ובניית דוחות סיכום.

סטאק טכנולוגי ואבטחה

ליצירת פארסרים למסמכים אנו משתמשים בכלי עבודה אמינים בשפת Python (ספריות Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF) בשילוב עם אלגוריתמים גמישים לעיבוד לאחר מכן ולוידוא. כל החישובים יכולים להתבצע באופן מקומי על השרתים שלכם או בענן מאובטח, מה שמבטיח סודיות מלאה של המידע המסחרי והפיננסי של החברה שלכם.

אם ברצונכם להפוך את עיבוד החשבוניות הנכנסות, רשימות המחירים או הדוחות לאוטומטי, פנו למומחי AI-Robot Studio. אנו נחקור את מבנה המסמכים שלכם, נפתח אלגוריתם זיהוי מדויק ונממש מערכת דיגיטציה חלקה מותאמת אישית.