Автоматски пренос на податоци од документи во вашите работни системи

Секој бизнис секојдневно се соочува со потребата за обработка на влезната документација: инвојси од добавувачи, царински декларации, банкарски изводи, ценовници или технички пасоши. Најчесто овие документи доаѓаат во формати PDF или како скенирани слики. Рачното внесување на табели и бројки во сметководствени системи или Excel одзема многу време од вработените во бек-офисот и неизбежно води до грешки во пишувањето, кои можат да бидат скапи за компанијата.

Студиото AI-Robot Studio развива индивидуални програмски решенија за автоматско анализирање и дигитализација на документи. Креираме парсери кои самостојно ги наоѓаат потребните полиња, препознаваат текст и табели во документи од било која структура и без грешки ги пренесуваат во единствена база на податоци.

Како функционира нашиот алгоритам за парсирање на документи?

  1. Препознавање на структурата и текстот (OCR): Ако документот е скен или слика, системот користи технологии за оптичко препознавање на знаци (OCR) за претворање на сликата во уредувачки текст. Ги прилагодуваме алгоритмите за компјутерски вид за да парсерот точно ги одредува границите на табелите, колоните и поединечните ќелии.
  2. Контекстуално извлекување на полиња: Парсерот бара во документот строго определени податоци: броеви на сметки, датуми, реквизити на страните, износи на данок, крајни вредности и редови со списоци на стоки. Ги прилагодуваме флексибилните правила кои му овозможуваат на бот да ги наоѓа овие полиња, дури и ако кај различни добавувачи се наоѓаат на различни места на страницата.
  3. Математичка валидација на податоци: За да се исклучат грешки во препознавањето (на пример, кога системот ја меша цифрата 8 со буквата B), вградуваме логички проверки во бекендот. Бот автоматски ја прегледува математиката на документот: го множи количеството на стока со цената и го споредува со крајниот износ на редот. При откривање на несовпаѓања, системот веднаш го означува документот за брза рачна проверка.
  4. Експорт во структуриран формат: Сите дигитализирани податоци автоматски се запишуваат во крајната датотека Excel, CSV, се пренесуваат преку API во вашиот CRM/ERP-систем или директно се внесуваат во релациона база на податоци.

Кои проблеми ги решава автоматското извлекување на податоци од PDF?

  • Ослободување на вработените од рутина: Брзината на автоматско препознавање и увоз на еден документ е само неколку секунди. Вашиот тим се ослободува од монотониот труд и може да се фокусира на аналитичката работа.
  • Гарантирана точност на сметководството: Индивидуално прилагодените правила за валидација ја намалуваат веројатноста за грешки во пишувањето и рачно внесување практично на нула, обезбедувајќи совршена чистота на вашите бази на податоци.
  • Дигитализација на архиви и аналитика: Ви помагаме да ги претворите терабајтите од разновидни PDF-датотеки и скенирани документи во единствена, структурирана база на податоци со можност за брзо пребарување, филтрирање и создавање на збирни извештаи.

Технолошки стек и безбедност

За создавање на парсери за документи користиме сигурни алатки на програмскиот јазик Python (библиотеки Tesseract OCR, pdfplumber, PyPDF) во комбинација со флексибилни алгоритми за постобработка и валидација. Сите пресметки можат да се извршуваат локално на вашите сервери или во заштитен облак, што гарантира целосна доверливост на комерцијалните и финансиски информации на вашата компанија.

Ако сакате да ја автоматизирате обработката на влезните инвојси, ценовници или извештаи, контактирајте ги специјалистите на AI-Robot Studio. Ние ќе ја проучиме структурата на вашите документи, ќе развиеме точен алгоритам за препознавање и ќе имплементираме бесшовен систем за дигитализација под клуч.